Reuniões de gestão de vendas: como tomar as melhores ações nas PME?

Introdução

Nas áreas de vendas das PME, muitos são os paradigmas negativos criados sobre as reuniões de gestão de vendas. Alguns agentes de vendas ainda “se arrepiam” quando ficam sabendo que terão de participar de reuniões semanais na empresa, seja no formato presencial ou remoto.

Os paradigmas negativos são criados quase sempre em função de reuniões mal preparadas, conduzidas de forma equivocada e que não levam a lugar nenhum. De fato, neste contexto, retirar os agentes de vendas do campo para colocar em uma sala (física ou virtual) onde não há organização, preparação e não se chega a lugar nenhum, não faz sentido.

No entanto, as reuniões de gestão nas áreas de vendas são ferramentas fundamentais para o bom funcionamento do sistema de gestão. Somente com as famosas reuniões, desde que bem executadas, será possível completar o ciclo de gestão PDCA.

Este artigo tem o objetivo de contribuir para que as reuniões de gestão de vendas sejam mais produtivas nas PME e possam contribuir com a realização das metas de forma sustentável.

Benefícios das reuniões de gestão de vendas

Em meio às ações do dia a dia nas áreas de vendas, a dificuldade em executar a análise do processo e a tomada de ação é muito grande. No entanto, a experiência na reestruturação de áreas de vendas nos demonstra que, se não houver um momento “sagrado” para se monitorar e analisar o processo de vendas, com o tempo tudo se perde e simplesmente não há gestão.

É necessário que se desmistifique a palavra e a atitude frente às reuniões de trabalho nas áreas de vendas. As reuniões são ferramentas de gestão que exigem disciplina, organização e uma postura profissional adequada por parte de quem as organiza e conduz.

As reuniões de gestão de vendas não devem ser consideradas ferramentas dispensáveis ou não prioritárias, uma vez que são canais de comunicação que oferecem subsídios para uma delegação eficaz da liderança de vendas.

Além de fazerem parte do sistema de gestão de vendas como um momento formal para análise dos resultados e tomada de ações, existem outros benefícios ao executar de forma adequada as reuniões de gestão de vendas:

Melhoria na qualidade da comunicação formal entre as lideranças de vendas e suas equipes;
Oportunidade de expressar livre e particularmente as dificuldades e necessidades dos agentes de vendas para as respectivas lideranças;
Formação e capacitação do time de vendas;
Melhoria da qualidade da delegação, acompanhando os resultados e dando feedback aos agentes de vendas;
Divulgação e garantia da compreensão de novas diretrizes ou procedimentos;
Dar oportunidade a todos de compartilharem e exercitarem a cooperação entre pares, através de ideias conjuntas e consenso nas decisões;
Integração da equipe de vendas, promovendo um “espírito” de time;
Maior envolvimento da equipe de vendas na gestão da área;
Consolidação da gestão participativa, com a visão das metas e objetivos da empresa, promovendo o sentimento de apropriação e o consequente crescimento profissional da equipe.

Categorias de reuniões

Alguns processos de vendas, principalmente os processos com vendas transacionais, de ciclo rápido, exigem um acompanhamento e suporte diário formal aos agentes de vendas. É muito comum presenciarmos times de vendas se reunindo em cafés e padarias antes de iniciarem o seu dia de trabalho.

O líder de vendas deve definir quais as análises e monitoramentos do processo de vendas, serão tratados em cada uma das categorias de reuniões, nas respectivas frequências e formatos.

Alguns processos de vendas vão exigir encontros diários (RAD) para monitoramento e mensais (RAM) para avaliação. Outros processos vão exigir encontros semanais (RAS) para monitoramento e mensais (RAM) para avaliação.

Seguem abaixo as categorias de reuniões que costumamos implantar como parte dos sistemas de gestão de vendas nas PME:

RAD – reuniões de acompanhamento diário, de caráter operacional, com o objetivo de suporte, treinamento, acompanhamento dos resultados do dia anterior e tomada de ação diária, executada individualmente ou com toda equipe, conforme definição do líder de vendas. A RAD deve ser uma reunião muito objetiva, que o líder conduz em no máximo quinze minutos.
RAS – reuniões de acompanhamento semanal, de caráter operacional, com o objetivo de suporte, treinamento, acompanhamento dos resultados da semana anterior e tomada de ação semanal, executada individualmente ou com toda equipe, conforme definição do líder de vendas. A RAS deve ser uma reunião muito bem-preparada e objetiva, conduzida pelo líder em no máximo quarenta minutos.
RAM – reuniões de avaliação mensal, de caráter gerencial, com o objetivo de avaliação dos resultados frente às metas mensais, gerando assim as ações de melhoria e os eventuais ajustes no planejamento. A RAM deve ser uma reunião conduzida pelo líder, mas com o envolvimento de toda equipe, apresentando os respectivos resultados e contribuindo nas decisões. Não é recomendado RAM com duração superior a duas horas.

A figura abaixo representa um sistema de gestão de uma área de vendas em uma PME. O retângulo vermelho demarca o quarto pilar A (“Action”) do método de gestão PDCA. Repare que neste exemplo o líder de vendas definiu como adequadas: RAM com a Diretoria para análise dos resultados mensais e RAS para acompanhamento do processo de vendas.

Passo a passo da reunião de gestão de vendas produtiva

1. Preparação

Para que as reuniões sejam produtivas é muito importante que haja preparação de todos os envolvidos antes da execução da reunião. Para que isso aconteça, o líder de vendas deve fazer com que os relatórios gerenciais ou ferramentas de análise e monitoramento do processo de vendas sejam encaminhados previamente a todos.

A liderança e os envolvidos devem analisar previamente cada ferramenta, preparar eventuais ideias e propostas de ações de melhoria, buscar a identificação das causas de problemas, propor a padronização das melhores práticas já consolidadas.

Esta postura de analisar previamente os materiais, é fundamental para o desenvolvimento profissional do time de vendas e para garantir a produtividade da reunião.

Não faz o menor sentido e não deve ser aceitável, o líder de vendas levar para uma RAM relatórios gerenciais ainda não avaliados e analisados. No entanto, é perfeitamente aceitável que a liderança ou os agentes de vendas não tenham respostas para todos os problemas ou desvios encontrados no período. Esta reunião também tem como objetivo promover um momento de reflexão e debate para formulação de ações em conjunto com o time de vendas.

2. Execução

A didática da apresentação interfere muito na qualidade das ações definidas e das decisões tomadas. Portanto a liderança deve sempre promover a utilização de ferramentas que contribuem com a didática da apresentação. Recursos como projetor ou compartilhamento de telas são muito úteis para as reuniões de gestão de vendas.

O líder de vendas deve ser o guardião da pauta da reunião, retomando o foco na agenda da reunião quando surgem temas adjacentes.

3. Registro

A responsabilidade de garantir o registro das definições e decisões tomadas durante a reunião é da liderança de vendas. O líder deve definir o responsável pelo registro da reunião.

É fundamental que todas as definições e decisões tomadas durante a reunião, sejam registradas durante a própria reunião, isso contribuirá para a qualidade do registro sem que sejam perdidos detalhes importantes.

A ata da reunião deve ser sintética e objetiva, contendo apenas as ações definidas com os respectivos prazos e responsáveis e deve ser enviada para todos os participantes de preferência no mesmo dia da reunião.

Considerações finais

Com este artigo, finalizamos a série de artigos sobre gestão de vendas, não deixe de ler os outros artigos da série:

Autor: Rodrigo de Paula | Sócio da VBMC Consultores