Gestão de Projetos: metodologias tradicionais e ágeis

Introdução

Segundo pesquisa da Boston Consulting Group, levamos 49 anos para atingir 1 bilhão de usuários de TV em todo planeta e demoramos apenas 8 anos para atingirmos os mesmos 1 bilhão de usuários de smartphones.

A taxa de velocidade das mudanças no mercado tem feito muitas empresas adequarem a taxa interna de evolução e adaptação. Essa forte influência do mercado invade e impacta os modelos de gestão de muitas empresas.

Este artigo tem por objetivo tratar especificamente das transformações das metodologias de gestão de projetos influenciadas pelas técnicas baseadas nos princípios e valores ágeis.

Até o final do artigo tenha acesso às seguintes informações:

Projeto: definição
Projetos e atividades operacionais
Gestão de Projetos: Definição
A estrutura do GUIA PMBOK®
Adaptações das técnicas e padrões de Gestão de Projetos
Manifesto Ágil
Crescimento das metodologias ágeis
PMBOK® x Metodologias Ágeis
Gestão de Projetos: Metodologias Convencionais x Ágeis

Projeto: Definição

Em linhas gerais um projeto é um empreendimento temporário, ou seja, com prazos estabelecidos, que tem por objetivo fornecer um produto ou objetivo específico, com um orçamento estabelecido.

O professor e pesquisador do FEA – USP Antônio Cesar Amaru Maximiano afirma em um dos seus livros, Administração de Projetos, que projetos são sistemas ou sequência de atividades finitas, com começo, meio e fim bem definidos. Portanto uma atividade contínua, não é um projeto, é uma atividade operacional.

Projetos e atividades operacionais

As empresas realizam sequências de atividades para atingir um conjunto de objetivos. Esses trabalhos podem ser categorizados como projetos ou operações, embora ambos em alguns momentos se sobreponham.

Os projetos e as operações diferem principalmente no fato de que as operações são contínuas e repetitivas, enquanto os projetos são temporários e exclusivos.

A finalidade de um projeto é atingir seu objetivo e, em seguida, terminar. Por outro lado, o objetivo de uma operação é manter o negócio. Os projetos são diferentes porque eles terminam quando seus objetivos específicos são atingidos, enquanto as operações adotam um novo conjunto de objetivos e o trabalho continua.

É importante salientar que o Sistema de Gestão Empresarial deve contemplar a gestão da atividade operacional e a gestão dos projetos da empresa. Seguem alguns exemplos clássicos de projetos em empresas:

Desenvolvimento de novos produtos ou serviços;
Projetos de consultoria em determinadas áreas;
Desenvolvimento ou aquisição de um novo sistema informatizado;
Construção ou instalação de novos espaços ou equipamentos;
Projetos estratégicos utilizados como meio de atingir o plano estratégico.

Existem empresas que o próprio produto se apresenta em formato de projeto, por exemplo, consultorias empresariais e empresas de arquitetura e construção. Algumas áreas em empresas também comumente se caracterizam por manterem atividades operacionais em formato de projetos, como áreas de engenharia que executam projetos sob medida. Enfim, atividades operacionais e projetos permeiam todo ambiente corporativo.

Gestão de Projetos: Definição

Gestão de projeto é o processo de tomar decisões que envolvem a utilização de recursos para realizar atividades temporárias, com o objetivo de atingir um resultado específico. Esse resultado pode ser um produto físico, como uma reforma; um conceito, como um documento; um evento, como um congresso; ou a combinação de todos, como normalmente ocorre.

A sistematização das técnicas de gestão de projeto iniciou-se nos anos 1980 através de um movimento liderado pelo Project Management Institute (PMI®), que desenvolveu o guia PMBOK® que identifica e define os principais conceitos e técnicas de gerenciamento de projetos.

Ao longo dos últimos 30 anos o PMI, através do guia PMBOK®, se tornou referência mundial em gestão de projetos.

Desde então o tema gestão de projetos tomou notoriedade, tornou-se componente curricular dos cursos de graduação em administração e afins, especializações disponíveis em latu senso e temas de pesquisas stricto sensu. Surgiram também as certificações de profissionais especialistas em gestão de projetos Project Management Professional (PMP®).

A estrutura do GUIA PMBOK®

O guia PMBOK® identifica 10 áreas de conhecimento descritas a seguir:

Gestão da Integração: como elaborar, executar e corrigir um plano de projeto;
Gestão do Escopo: planejamento, execução e modificação do produto do projeto;
Gestão do Tempo: planejamento e controle das atividades que devem ser realizadas para que o produto possa ser fornecido;
Gestão dos Custos: planejamento dos recursos necessários para execução das atividades e do controle de orçamentário do projeto;
Gestão da Qualidade: garantia e controle da qualidade do produto do projeto;
Gestão de Recursos Humanos: planejamento e capacitação da equipe do projeto;
Gestão das Comunicações: controle da documentação e informações durante todo o projeto;
Gestão de Riscos: identificação e tratamento de eventos adversos que podem afetar negativamente o projeto;
Gestão de Suprimentos: aquisição de produtos e serviços;
Gerenciamento das Partes Interessadas: monitoramento do engajamento das partes interessadas.

Além das áreas de conhecimento, o PMBOK® especifica os processos de gestão do ciclo de vida dos projetos:

Identificação e esclarecimento de necessidades: reconhecimento da necessidade e do compromisso de iniciar um projeto;
Planejamento do Projeto: definição de um framework para atender à necessidade que motivou o início do projeto;
Execução do Projeto: coordenação de pessoas e demais recursos para realizar o plano;
Controle do Projeto: monitoramento e avaliação do progresso;
Conclusão do Projeto: formalização do resultado do projeto e conclusão dos trabalhos.

No final das contas o PMBOK® compreende um material muito rico e poderoso com mais de 500 páginas descrevendo detalhadamente um padrão de melhores práticas de gerenciamento de projetos.

Adaptações das técnicas e padrões de Gestão de Projetos

O aumento da velocidade da mudança no mercado desde os anos 1980 tem sido vertiginosa. Estamos vivenciando um momento especial da história, liderada pelos trabalhadores do conhecimento, onde existe a contínua disrupção de modelos de negócios.

São muitos os exemplos conhecidos por todos nos últimos anos, como o Whatsapp, que revolucionou o segmento de ligações e SMS das empresas de telefonia; e o Uber e o Airbnb, que revolucionaram o segmento de transporte de passageiros e hospedagem.

O ambiente atual de muitas empresas hoje é descrito, por Robson Camargo e Thomaz Ribas no livro Gestão Ágil de Projetos, através do acrônimo VUCA: volátil, incerto, complexo e ambíguo. Esse ambiente de alguma forma interfere diretamente nos modelos, técnicas e processos de gestão de projetos.

As empresas naturalmente começaram a desenvolver e adotar modelos que permitam que as equipes tenham mais espaço para experimentar, errar e rapidamente buscar soluções criativas para problemas complexos.

Em um ambiente VUCA, muitas vezes é impossível, por exemplo, definir todos os requisitos do produto logo no início e muitos projetos que utilizam o método convencional de gerenciamento do projeto não saem do papel, justamente pela necessidade de definição do escopo antecipadamente.

Manifesto Ágil

Foi neste ambiente VUCA que no ano de 2001 um grupo formado por especialistas em desenvolvimento de softwares, buscaram reunir algumas técnicas que vinham utilizando para substituir o modelo convencional de desenvolvimento de softwares (waterfall – cascata) e catalogaram diferentes métodos e frameworks de gerenciamento do desenvolvimento de produtos que seguiam princípios e valores similares através do Manifesto Ágil .

Os valores do Manifesto Ágil são:

Indivíduos e interações – mais que – processos e ferramentas;
Produtos em funcionamento – mais que – documentação abrangente;
Colaboração com o cliente – mais que – negociação de contratos;
Responder a mudanças – mais que – seguir um plano.

Crescimento das metodologias ágeis

Desde então, a adoção de técnicas e padrões baseados nos princípios e valores ágeis vem crescendo consideravelmente nos últimos anos, incialmente no segmento de desenvolvimento de software e cada vez mais em outros segmentos do mercado em todo o mundo.

As técnicas com princípios e valores ágeis mais populares são:

Scrum (mais utilizada);
Kanvas;
Lean Development (influência da filosofia Lean Manufacturing);
Kanban (influência da filosofia Lean Manufacturing);
Extreme Programming (XP);
Crystal;
Dynamic;
System Development Method (DSDM)
Feature-Driven Development (FDD).

PMBOK® x Metodologias Ágeis

O PMBOK conceitualmente é um padrão das melhores técnicas de gestão de projeto. Portanto, com as metodologias ágeis influenciando rapidamente as metodologias de gerenciamento de projeto, o PMBOK começou assumir em sua 5ª edição algumas técnicas ágeis quando reconheceu o ciclo de vida do projeto adaptativo e definitivamente em sua 6ª edição indicando abordagens para ambientes ágeis e interativos e adaptativos em cada área de conhecimento.

Conforme descrito por Vitor L. Massari em seu livro Gerenciamento Ágil de Projetos, o PMI reconheceu o ágil como sendo mais uma técnica que pode ser utilizada no gerenciamento de projeto em 2011 e lançou uma certificação específica para profissionais denominada PMI-ACP (Agile Certifie Practitioner).

Em 2017, o PMI desenvolveu e lançou em conjunto com a Agile Alliance o Guia ÁGIL onde descreve práticas ágeis de gerenciamento de projetos.

Gestão de Projetos: Metodologias Convencionais x Ágeis

Logo após a escalada das metodologias ágeis para as metodologias de gerenciamento de projetos, estava travada a “guerra” entre os defensores das metodologias convencionais e os defensores das metodologias ágeis.

Muitos profissionais da área de gestão de projetos até hoje insistem em afirmar que os métodos ágeis são melhores ou piores do que os métodos chamados convencionais descritos nas primeiras versões do PMBOK.

Em primeiro lugar o próprio PMBOK nas suas últimas edições, conforme já descrito, trata de muitas técnicas ágeis e estabeleceu certificações específicas. Em segundo lugar, não existe método melhor, existe o melhor método para cada projeto, dependendo do ambiente, segmento e processos onde ele esteja inserido.

Não por acaso existem hoje muitos “CASES” publicados de empresas construindo o seu próprio modelo de gerenciamento de projetos, seguindo um caminho híbrido, com técnicas convencionais e ágeis, customizado para o seu negócio.

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Leia esses e outros artigos no nosso blog. Somos uma empresa de consultoria empresarial que promove há anos resultados através de programas de gestão.

Autor: Rodrigo de Paula | Sócio da VBMC Consultores