Ciclo PDCA: conheça a 2ª teoria de Gestão da Mudança

O consagrado ciclo PDCA é muito conhecido e utilizado como método de gestão empresarial, gestão da qualidade ou como método de solução de problemas. Vicente Falconi, um dos maiores propagadores do método PDCA no Brasil, afirma que “gestão é solução de problemas para atingir objetivos”.

Se considerarmos a necessidade da mudança como um problema, temos o PDCA facilmente aplicável como método de gestão da mudança.

TEORIA 2 – Ciclo PDCA de Shewhart

Walter Shewhart, considerado o “pai do controle estatístico de qualidade”, desenvolveu o ciclo PDCA em 1930, que foi popularizado mais tarde por Dr. W. Deming, cujo trabalho influenciou diretamente no movimento da qualidade da indústria japonesa no século XX.

O método PDCA é muito simples, mas em nossa vivência em projetos de consultoria de gestão na VBMC Consultores a sua aplicação tem sido sempre um desafio e um aprendizado constante.

De fato, as empresas para sobreviverem precisam de metas desafiadoras e os resultados não são alcançados sem que façam mudanças. Para se atingir resultados audaciosos, normalmente, as mudanças precisam ser audaciosas. Em resumo, o ciclo PDCA é uma sistemática que estabelece que qualquer mudança em um sistema ou processo deve passar necessariamente por quatro passos:

P – Planejar

O que é: planejar a mudança significa identificar e analisar o problema, seja ele um “bom problema” ou um “problema ruim”, e montar um plano de ação para solucioná-lo. Levando em consideração que o problema pode ser qualquer resultado indesejável, planejar significa atacar as causas fundamentais e definir as mudanças necessárias para se atingir os resultados desejados.

O que o líder deve fazer: cabe ao líder se apropriar como o “dono” da mudança, estimular e envolver as pessoas a participarem deste processo desde o planejamento. Para isso, utilize ferramentas de análise como brainstorming e Ishikawa, construa o plano de mudança utilizando ferramentas como a 5W2H, sempre em conjunto com a sua equipe. Desta forma, quando você for implementar o plano, a motivação e a aderência serão muito maiores.

D – Fazer

O que é: executar o plano de mudança. Colocar o plano em prática.

O que o líder deve fazer: assim que você tiver um bom plano construído, execute algumas mudanças em caráter experimental, e um “piloto” para testar as mudanças. Experimentos podem ser executados em setores, unidades, regiões ou processos específicos. Conduza seu piloto com grupos reduzidos, mas mantenha toda a equipe informada antes, durante e depois do piloto. Se o seu piloto alcançou o resultado desejado, parta para a implementação da sua mudança integral. Executar o plano parece simples, mas o líder deve ter atenção ao processo de mudança que ele e sua equipe estão passando (ver artigo TEORIA 1 – Curva de Mudança de Kübler-Ross) e tratar questões que se referem a procrastinação das mudanças, seja pelo medo, pelo desejo de estar bem com todos ou por preservação dos interesses próprios em detrimento dos interesses da empresa.

C – Avaliar

O que é: avaliar o impacto ou o resultado da mudança que você efetuou.

O que o líder deve fazer: nós adultos precisamos sentir que o que estamos fazendo é relevante. De alguma forma nos sentimos importantes quando somos cobrados pelo resultado do nosso trabalho. O líder deve sempre avaliar se os resultados pretendidos com a mudança foram atingidos. É muito comum planos de mudança que se perdem pelo caminho, muitos deles porque o líder não se preocupou em executar a etapa C do PDCA. Se o seu plano de mudança não deu certo, analise novamente o problema juntamente com a sua equipe e construa um novo plano para ela. É isso que a alta administração espera de você.

A – Agir

O que é: quando os resultados do seu plano de mudança forem alcançados, é hora de estabelecer e padronizar o novo normal, ou seja, a partir de então a implementação das mudanças nos processos ou no sistema terá que fazer parte do novo “padrão” para que os problemas não reapareçam.

O que o líder deve fazer: o líder deve promover a capacitação das pessoas para que as mudanças sejam adotadas e incorporadas com sucesso e os problemas não voltem a aparecer. Dependendo da complexidade e da relevância da mudança, recapitule todo o processo em formato de treinamento com a equipe, para que trabalhos futuros sejam otimizados. O ciclo PDCA promove os resultados paralelamente à constante busca e aplicação do conhecimento.

Autor: Rodrigo de Paula | Sócio da VBMC Consultores