Captação de alunos, treinamento e negociação da mensalidade: desafios das escolas em meio à pandemia

Passava das 21h depois de um dia bem cheio quando o célebre historiador e professor da UNICAMP, Leandro Karnal, disse às centenas de convidados do Colégio Stocco em seu 65º aniversário: “Entenda, sinta e viva o que realmente importa…”.

Antes mesmo de ouvirmos sobre pandemia, Karnal se preocupou em mostrar à atenta plateia que este era um mundo novo e jamais estaríamos preparados para todos os desafios que viriam dele – talvez nem ele soubesse o quanto estava certo.

Entretanto, para sobrepujar qualquer adversidade, a fórmula (se é que existe) estaria em perceber o que realmente importa ao interpretar o cenário.

Falando em captação de alunos novos, as escolas sempre foram incrivelmente criativas. Os famosos “kits para famílias interessadas” são cheios de publicações, brindes e soluções que prometem um futuro fantástico para seu “bem mais precioso”.

De fato, “marketeiramente” falando, todas as escolas estão engajadas em perceber as famílias e influenciar em sua percepção sobre qual seria a escolha mais adequada.

Mas diante da pandemia, as necessidades mudaram no seu nível mais básico. Embora haja quem tenha apenas acrescentado álcool em gel no famigerado kit, que tal nos deixar levar pelo ímpeto da frase de Karnal e percebermos o que realmente importa para as famílias?

Diversos seminários, encontros e até grandes convenções têm sido veiculados via online neste tempo de isolamento físico. Apresentaremos a seguir algumas das melhores práticas e pensamentos discutidos neste momento pelos especialistas aos quais tivemos acesso.

Serão três focos: captação de alunos, treinamento e negociação de mensalidade.

1 – Como mostrar escola? Tudo agora é online, aparelhe-se

São diversas as soluções que surgem para tapar o buraco deixado pela ausência do “tete a tete”:

Tour virtual pela escola – feito por meio de fotos e vídeos da estrutura física da escola;
Visitas atendidas por conference call repletas de recursos audiovisuais;
Atendimento às dúvidas via WhatsApp Business;
Redes sociais mostrando a escola “virtual” viva, sob o novo conceito de Ensino Remoto;
Hotsite com protocolos de segurança, melhores práticas, infográficos e, se necessário, até animação em desenho de como a escola se preparou nos detalhes para a volta gradual às aulas;
Usar sistema Google For Education, plataforma Moodle ou outras soluções disponíveis para aulas online desenvolvendo metodologias ativas, projetos e que mantenham o estudante no centro do aprendizado, usando o que se tem em casa, que é o novo espaço de aprendizado a ser explorado;
Novos motes de campanha online para anúncios – saem “escola do futuro”, “bilíngue”, “desenvolvimento socioemocional”, “cultura maker” etc., e entra a mais basilar e desejada “segurança em primeiro lugar”.
Showroom online para apresentação da proposta do colégio com todos os interessados.

Apesar destas serem as mais usuais neste momento, são diversas ações possíveis e colocá-las em prática depende da realidade de cada escola. Elas certamente esbarram na capacidade atual dos gestores e colaboradores, nos recursos disponíveis e nas características da faixa social que atende.

Mais uma vez, a capacidade de perceber é um recurso valiosíssimo. Exige-se sair do comum, traçar planos, internalizar recursos e propor soluções. Não há regras, há apenas o bom senso e, a reboque, oportunidade para o bom empreendedorismo.

Pergunte-se o que realmente importa para seu público diante de todas as ações disponíveis.

2 – Como preparar a equipe para a captação de alunos?

Uma campanha anual de sucesso na captação de alunos necessariamente está sustentada por um produto de excelência.

Já é uma máxima entre os especialistas: “A escola que sairá fortalecida da crise sanitária será aquela que conseguir manter um grau de excelência na prestação de serviços para seus clientes atuais”.

Perceba que há a necessidade de atualização digital de vários processos internos. Da equipe de segurança e atendimento ao corpo docente, todos de alguma forma podem receber atualizações em seus processos de trabalho. Todos também podem usar melhor o meio digital como opção para o relacionamento presencial.

Novas contratações de reforço talvez sejam um caminho, mas um programa de treinamento bem desenhado e executado é mandatório. Este é o maior e principal conselho deste item.

Pense no app, nas redes social e no site como seus principais canais de comunicação neste momento, que exigem estratégia no timing e na qualidade da comunicação. Será que os usuários da escola precisam de treinamento sobre isso? Já definiu um padrão de atendimento ou respostas às perguntas frequentes? E planos de contingência para quarentena de parte da equipe?

Os principais esforços são atualmente apoiados por grandes plataformas digitais de ensino ou por uma simples sala de conferência do Google Meet ou do Zoom, use e abuse, mas não esqueça de perceber se o público interno está satisfeito e se sente valorizado, pois o stress tende a aumentar diante de tanta novidade e pressão.

3 – E o valor da mensalidade? Parceria é a melhor opção

Cada escola tem uma realidade. Aquelas especializadas ou que possuem boa parte da sua base de alunos no berçário e primeiros anos do Infantil são as mais afetadas, já que não são obrigatórios por lei. Estas tiveram uma redução importante nos recursos.

Na tentativa de mitigar a perda de alunos, diversas escolas lançaram programas de desconto e isenções temporárias, pois muitas famílias também passaram por uma redução no ganho mensal.

As melhores práticas neste sentido foram:

Conhecer a política de descontos do mercado para se ter parâmetros. Então, tratar caso a caso a partir da criação de um comitê e um processo formal de solicitação de descontos;
Manter uma comunicação constante com as famílias sobre como a escola se recriou e tem sido relevante pedagogicamente. Também, mostrar a importância de uma parceria durante o tempo de turbulência, pois a escola também foi afetada.
Manter a comunicação com aquelas que resolveram sair, pois num momento economicamente mais favorável pós-pandemia a família poderá voltar. Esta decisão certamente será positivamente influenciada se mantiverem vínculos.
Há ainda as famílias novas que resolveram cancelar a matrícula. Uma campanha de comunicação direcionada a este foco é uma excelente ideia.

Enfim, negociar não é simples, mas é por aí, você tem argumentos.

Como ponto positivo em meio a tantos desafios, a visão geral dos especialistas é que a imagem do educador perante a família sairá fortalecida desta crise, pois participando do dia a dia percebeu-se o quanto pode ser extenuante e exige conhecimento da linguagem, nível de cognição dos pequenos e principalmente paciência.

Parafraseando a frase de Karnal em epígrafe e ousadamente fazendo adições, a lição de hoje é: conheça, estrategie (???), perceba seu cliente em suas necessidades, foque no que realmente importa, treine sua equipe e comunique-se.

Conheça o Projeto Inovar, desenvolvido pela VBMC Consultores no Colégio Stocco.

Autor: Lincoln Valero | Consultor de Gestão Empresarial