Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD): 7 passos para aplicá-lo
Histórico da GPD
O famoso movimento da Qualidade Total no Japão pós-guerra da década de 1950, coordenado pelo americano W. Edwards Deming, tinha como principal objetivo a recuperação de um país devastado pela 2ª guerra.
Na década de 1980, os Estados Unidos perceberam sua posição de hegemonia ameaçada por produtos japoneses de altíssima qualidade e solicitaram que Deming e outros gurus da Qualidade Total impulsionasse nas empresas americanas o conceito da TQC (Total Quality Control).
No Brasil os primeiros movimentos na época, chamados de Círculos de Controle da Qualidade, foram nas multinacionais Volkswagen do Brasil e Johnson & Johnson na década de 1970.
Porém, até a década de 1980, pouco se falava em metas e planos de ação no Brasil. Com a estabilidade da moeda e a abertura dos mercados, houve a partir da década de 1990 uma corrida ao gerenciamento no país.
O gerenciamento no país começa a deixar de ser político para ser científico, e as metas exigidas pelo mercado começam a ser realizadas com método e conhecimento, e não mais com o “bom senso”.
O consagrado consultor de gestão Vicente Falconi afirma que a metodologia do TQC japonês facilita muito a aplicação nas empresas brasileiras devido à sua simplicidade em relação às outras abordagens.
Em seu livro TQC – Controle da Qualidade Total (no estilo japonês), cuja 2ª edição foi publicada em 1992, Falconi descreve um capítulo inteiro sobre GPD.
O Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) surge em meio a todo esse movimento como a parte do TQC que promove o desdobramento das diretrizes estratégicas em metas gerenciais que permeiam todos os colaboradores.
Conceito da GPD
O mercado impõe metas desafiadoras que não são fáceis de serem atingidas. Se a empresa não tiver desenvolvido um sistema de gestão que conduz às mudanças necessárias para realização destas metas, estará fadada ao insucesso.
A metodologia de gestão GPD propõe a construção e a implantação de um sistema de gestão capaz de conduzir as mudanças estruturais do negócio, necessárias para a realização dos resultados estratégicos da empresa.
As metas anuais da empresa, descritas em um plano de ação de longo prazo, são o ponto de partida e os documentos básicos da GPD.
Vale ressaltar que hoje, devido a velocidade da transformação dos mercados, influenciados principalmente pela transformação digital, planos de longo prazo estão mais curtos. Na década de 90, um plano de longo prazo vislumbrava um período de 5 a 10 anos. Hoje, os planos de longo prazo trazem um horizonte de 2 anos.
O método de gestão que permeia o Gerenciamento pelas Diretrizes não poderia ser outro, dada a sua origem, se não o PDCA. Ou seja, para que o GPD ocorra é necessário que se cumpra rigorosamente as etapas do PDCA nos níveis estratégico, tático e operacional.
Como aplicar o Gerenciamento pelas Diretrizes em 7 passos
Considerações Iniciais
O que percebemos em nossa experiência prática em diversos segmentos e empresas brasileiras é a forte presença do movimento do TQC japonês, principalmente na indústria, porém ainda de forma muito fragmentada, marcada pela presença pontual de ferramentas “soltas pelas áreas”, como: planos de ação que seguem o 5W1H, diagramas de Ishikawa, análises de Pareto, iniciativas com o próprio PDCA, entre muitos outros exemplos. Porém, dificilmente encontramos nas empresas algo estruturado em formato de sistema de gestão.
Esse tem sido o principal desafio da VBMC Consultores nas empresas clientes ao longo das últimas décadas: promover resultados através da construção de sistemas de gestão e capacitação das pessoas.
Como parte deste desafio, descrevermos a seguir um resumo dos principais passos para a construção de um sistema de gestão baseado na metodologia GPD:
O Gerenciamento pelas Diretrizes propõe estágios de graduação das empresas de acordo com os níveis de maturidade alcançados com o passar dos anos, onde:
- Empresas faixa branca: são aquelas que estabeleceram um sistema de gestão pelas diretrizes e capacitaram todos os envolvidos a trabalharem de acordo com o sistema;
- Empresas faixa marrom: são empresas que se aprofundaram na capacidade de planejamento do corpo gerencial, melhorando a capacidade de realização das metas;
- Empresas faixa preta: possuem elevada capacidade analítica do corpo gerencial e são capazes de responder rapidamente às necessidades e exigências da sociedade através da harmonia, eficiência e eficácia obtidas por organizações interfuncionais.
Descrevemos a seguir os 7 passos para uma empresa que deseja obter a graduação de faixa branca:
Passo 1 – Preparação para a GPD
A metodologia sugere que se tenha na empresa um responsável pelo Gerenciamento pelas Diretrizes, ou seja, um executivo que seja o guardião, não apenas do desenvolvimento do processo na empresa, mas principalmente pela sua implantação em todos os níveis da estrutura organizacional.
Este guardião também é responsável em desenvolver um documento, denominado pela GPD de Padrão Gerencial, com total aderência da alta administração da empresa, que deverá conter principalmente:
- Objetivos do Padrão Gerencial;
- Representação do Sistema de GPD (fluxograma ou qualquer outro formato que represente o sistema de gestão em todos os níveis);
- Plano do GPD (desdobramento das metas);
- Formato de Monitoramento e Controle do GPD.
Passo 2 – Estabelecer a primeira meta anual
O Gerenciamento pelas Diretrizes sugere que seja feita uma avaliação da situação atual da empresa. Analisando questões internas da organização e comparando-as com questões externas do mercado e da concorrência. Uma das ferramentas indicadas para esta análise é a SWOT.
Feito isso, o responsável pelo GPD, juntamente com a alta administração da empresa, deve definir a meta chamada de meta de sobrevivência.
Um exemplo de meta de sobrevivência é aumentar a produtividade geral da empresa em 10% no ano.
Passo 3 – Definir a Diretriz do CEO (ou presidente)
Gerenciamento pelas Diretrizes é um grande esforço para a solução de problemas estruturais da organização. Portanto, utilizando o mesmo exemplo de problema estrutural anterior: aumentar a produtividade geral da empresa em 10% no ano, a primeira diretriz do CEO (ou presidente) seria conduzir, em conjunto com o responsável pelo GPD e as principais lideranças da empresa, o desdobramento desta meta de sobrevivência, levando em consideração a relação causa-efeito.
A grande pergunta para o desdobramento da diretriz é: Quais são as causas para a nossa baixa produtividade? Deve-se analisar a produtividade nas diversas áreas da empresa, analisar a influência da competência das pessoas na produtividade entre outras causas potenciais.
Este movimento de desdobramento da meta de sobrevivência é um movimento anual que vai se aprimorando com o passar do tempo de trabalho deste grupo da alta administração.
O produto do passo 3 é a construção de um documento chamado de Diretriz do CEO (ou presidente) que define as medidas necessárias para o atingimento da meta de sobrevivência.
Passo 4 – Diretrizes e planos de ação do nível hierárquico inferior
Levando em consideração o mesmo conceito de causa e feito, as lideranças do nível hierárquico inferior devem montar os seus grupos de trabalho, identificarem as causas e definirem os respectivos planos de ação para que as medidas definidas pela Diretriz do CEO sejam atingidas.
Por exemplo, se uma das medidas descritas na Diretriz do CEO para o aumento da produtividade é aumentar o volume mensal produzido, caberá ao responsável pela fábrica estabelecer um plano de ações que contemple: o aumento da produtividade em x%, a redução das paradas em Y% e a redução das perdas do processo produtivo em Z%, além de ações de capacitação das equipes, entre outras.
Passo 5 – Conduzir a execução das ações
As lideranças são avaliadas primordialmente pelos resultados, porém elas não podem se esquecer que os processos e as pessoas são os meios para a realização dos resultados.
O sucesso na condução das ações dependerá principalmente da capacidade da liderança em conduzir pessoas em processos de mudança.
A metodologia Gerenciamento pelas Diretrizes reforça também que a capacidade da execução das melhorias e mudanças está diretamente relacionada ao nível de conhecimento do método PDCA, solução de problemas e implantação de melhorias na operação da empresa.
Passo 6 – Diagnóstico do CEO (ou presidente)
Periodicamente o CEO (ou presidente) deve fazer um diagnóstico com todas as áreas envolvidas na diretriz, com os seguintes objetivos:
- Verificar o nível de atingimento das metas;
- Melhorar a comunicação entre a alta administração e a liderança;
- Perceber as dificuldades práticas enfrentadas pela liderança.
As áreas diagnosticadas devem fazer uma reflexão e preparar os relatórios do diagnóstico contendo:
- A meta;
- O problema que está sendo tratado e um resumo da análise (reflexão);
- O plano de ação proposto;
- Os resultados obtidos até então e um status do plano de ação;
- As causas de um eventual não atingimento da meta;
- Problemas remanescentes e novas ações que estão sendo consideradas.
Passo 7 – Padronizar o GPD
Gerenciamento pelas Diretrizes é uma metodologia de gestão como qualquer outra e deve ser documentada de forma simples e didática para que não seja perdida com o passar do tempo.
O formato do documento pode ser de acordo com os padrões internos da organização, recomenda-se a utilização de fluxogramas utilizando como pilar o PDCA com representação gráfica, que facilite a visão sistêmica e traga a utilização dos formulários e ferramentas de gestão em todo processo.
Considerações finais
O nível de dificuldade de implantação de qualquer metodologia de gestão das estratégias da empresa requer muita inspiração e principalmente transpiração.
Portanto, persista! Não abandone o trabalho nos primeiros obstáculos!
Leia, se aprofunde no tema, estude e caso necessário invista em profissionais qualificados para lhe dar suporte.
Autor: Rodrigo de Paula | Sócio da VBMC Consultores