Análise SWOT: o que é, quando e como utilizá-la

Foi após a DuPont em 1949 criar o primeiro Plano Estratégico Corporativo para nortear a sua atuação no mercado, que as demais 500 maiores companhias norte-americanas (eleitas pela Fortune 500 Companies) aderiram ao movimento nos 10 anos subsequentes.

Em meio a este movimento que surge a análise SWOT, uma ferramenta que foi fruto de um trabalho coletivo que envolveu diversas pessoas ao longo de vários anos.

A metodologia de gestão SWOT é comumente creditada ao americano Albert Humphrey, um consultor de gestão que foi líder de pesquisas do Instituto de Pesquisas da Universidade de Stanford (atualmente SRI International) nas décadas de 1960 e 1970.

Saiba mais detalhes sobre a metodologia abaixo. Até o final do artigo você terá acesso as seguintes informações:

O que é a análise SWOT?
Quando utilizar a matriz SWOT?
Pontos de atenção da matriz SWOT
Como utilizar a SWOT em 5 passos

O que é a análise SWOT?

O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês. É uma matriz composta por um acrônimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats), que conduz e orienta a análise dos pontos fortes e fracos do ponto de vista interno de uma empresa combinando-os com as oportunidades e ameaças do ambiente externo.

Quando utilizar a matriz SWOT?

A matriz SWOT é comumente utilizada durante o processo de construção do plano estratégico de uma empresa.

A análise SWOT não é excludente à outras metodologias como Canvas, Benchmarking, análise PESTLE e Teoria das 5 Forças de Porter. Muito pelo contrário, a análise SWOT deve ser utilizada complementarmente a outras metodologias em um processo de construção da estratégia do negócio.

Um dos principais motivos que levaram a grande consagração da metodologia está na sua versatilidade de aplicações. Ela pode ser utilizada em um exercício mais rápido para analisar uma ideia em uma reunião até em análises de grandes objetivos estratégicos capazes de alterar o direcionamento do negócio. Abaixo seguem alguns exemplos onde é aplicável a utilização da análise SWOT:

Lançamento de um novo produto;
Ampliação ou transferência da empresa em um novo local;
Criação de uma nova unidade de negócios;
Implantação de projetos internos para melhorias de resultados;
Prós e contras de um investimento na operação;
Contratação de executivos.

Pontos de atenção da matriz SWOT

Por ser uma matriz relativamente simples, deve-se ter atenção em executar a análise SWOT sem a devida reflexão crítica, o que pode levar a deturpações das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, simplesmente para defender metas e objetivos previamente definidos.

A matriz SWOT é uma “imagem perecível” da organização em um momento particular no tempo, portanto deve-se ter cuidado para que a análise não possa obscurecer o fato de que ambos os ambientes, interno e externo, mudam rapidamente.

A composição e a maturidade do grupo de trabalho são fundamentais para a qualidade das ações definidas.

Pesquisas mostram que 80% dos exercícios de SWOT são prejudicados por falta de rigor. São percepções excessivamente otimistas principalmente dos sócios da empresa que vêm a conjuntura atual e o futuro da sua empresa com lentes distorcidas.

Como utilizar a SWOT em 5 passos

1. Grupo de Trabalho

Em primeiro lugar defina o foco da sua análise. No caso de planejamento estratégico o foco da análise pode ser a visão e a missão da empresa, definidas previamente.

Importante definir claramente qual o período que você quer que a sua análise aborde. Atualmente buscar um olhar para um futuro superior a 2 anos é perda de tempo.

Selecione um grupo de trabalho de aproximadamente 6 a 8 pessoas que tenham experiência e conhecimento interno e de mercado referente ao foco da análise.

Deixe bem claro para todos que a criatividade deve prevalecer ao julgamento crítico, portanto proíba crítica nos estágios iniciais do processo, pois das declarações mais esdruxulas podem surgir as melhores alternativas.

Apresente ao grupo os conceitos e o processo a seguir, oferecendo a todos uma boa quantidade de “post its” nos quais poderão anotar livremente as suas ideias.

2. Análise do ambiente interno e externo

Após a construção do grupo de trabalho, deve-se conduzir o grupo para reflexão e análise cuidadosa para a identificação das forças e fraquezas do ambiente interno (para os processos mais amplos recomenda-se a utilização da metodologia Benchmarking) e a identificação das oportunidades e ameaças do ambiente externo (quando os processos de análises forem mais amplos recomenda-se análise dos fatores do acrônimo PESTEL: Políticos, Econômicos, Sociais, Tecnológicos, Ambientais “Environmental” e Legais)

Identificação das Forças

O que a empresa faz bem? As forças são os fatores internos que fazem a empresa se destacar em relação a concorrência e de alguma forma beneficiam o negócio.

Podem ser consideradas como forças: características da equipe ou da liderança, marca consolidada entre os seus produtos, equipamentos, softwares, localização privilegiada, relacionamentos estratégicos com investidores ou parceiros, carteira de clientes, entre outros.

Identificação das Fraquezas

Aquilo que falta a empresa ou o que a empresa não faz bem? As fraquezas são elementos internos que atrapalham a empresa em relação a concorrência e de alguma forma prejudicam o negócio. Alguns exemplos são: escassez de matéria-prima, equipe desqualificada, tecnologia ou equipamentos ultrapassados, qualidade do nível de serviço, problemas de acesso ou localização, qualidade dos produtos, marca desconhecida, entre outros.

Identificação das Oportunidades

São as situações externas à empresa, ou seja, não estão sob o controle da organização, mas podem impactar positivamente o foco da sua análise. Alguns exemplos de oportunidades: mudanças na legislação, possibilidades de investimento, aparecimento de novas tecnologias ou equipamentos, descobertas de diferenciais competitivos em produtos, entre outros.

Identificação das Ameaças

São elementos externos à empresa, ou seja, não estão sob o controle da organização, mas podem impactar negativamente o foco da sua análise. Alguns exemplos de ameaças são: entrada de novos concorrentes, pirataria dos seus produtos, mudanças na legislação do setor, dificuldade de mão de obra qualificada, greves e paralizações, entre outras.

3. Construção da matriz SWOT

Após as análises, o objetivo do grupo é elaborar “post its” que devem ser coletados, tratados e distribuídos em um modelo de matriz priorizando as informações mais relevantes, buscando manter uma média de 5 tópicos por categoria, conforme representação a seguir:

4. Cruzamento das análises da matriz SWOT

É muito comum os grupos de trabalho seguirem muito bem até o passo 3 e não avançarem adequadamente no passo 4. Utilizar a análise SWOT somente como reflexão até o passo 3 sem a definição da estratégia propriamente dita, transmite ao grupo a sensação de um trabalho exclusivamente teórico, com grandes chances de minar a credibilidade da metodologia ou do próprio trabalho. Portanto vale seguir as orientações a seguir:

Como manter e desenvolver ainda mais as forças?

O grande desafio do grupo é refletir em como é possível manter e desenvolver ainda mais as forças internas. Para isso as seguintes perguntas devem ser promovidas:

Existem forças que podem ser estimuladas para reduzir o impacto das fraquezas? Existem forças que devem ser estimuladas para aproveitar as oportunidades? Existem forças que podem ajudar na defesa de ameaças?

O grupo deve desta forma cruzada definir ações de desenvolvimento e aprimoramento das forças do ambiente interno. A experiência nos demonstra que essa parte é mais fácil, afinal de contas é agradável o grupo tratar das forças.

Como minimizar ou reverter as fraquezas?

Normalmente o grupo tem mais dificuldade em definir essas ações, afinal de contas tratar das fraquezas é indigesto e depende de maturidade, principalmente quando o grupo é composto por mais de 2 níveis hierárquicos.

As perguntas que devem ser estimuladas são: Existem fraquezas que estão minando as forças da empresa? Existem fraquezas que podem atrapalhar o aproveitamento de uma oportunidade do mercado externo? Existem fraquezas que podem potencializar alguma ameaça? Como podemos tratar isso? Quais as ações que devem ser tomadas para que as fraquezas sejam minimizadas ou eliminadas?

Como aproveitar as oportunidades?

Quais as ações devem ser tomadas para aproveitar da melhor forma as oportunidades do ambiente externo? Para definir estas ações normalmente o grupo depende de pessoas que tenham uma visão mais ampla de mercado, que estejam atuando em áreas comerciais (vendas ou compras), que estejam envolvidas em parcerias ou tenham relação de alguma forma com o mercado.

Como minimizar as ameaças?

Nem sempre é possível agir diretamente frente às ameaças do ambiente externo, porém muitas vezes algumas ações internas podem minimizar as ameaças ou até algumas ações de monitoramento podem pelo menos fazer com que a empresa esteja muito bem informada, atuante e atenta ao que está acontecendo no setor, por exemplo.

5. Elaborar um plano de ação e monitorar

Montar um plano de ação com cada uma das ações definidas com o auxílio da análise SWOT é o primeiro ponto e crucial para que você consiga fazer acontecer tudo que definiu em grupo.

Desde os primeiros Planos Estratégicos Corporativos elaborados na década de 1950, todas as empresas enfrentam até hoje dificuldades em implementar seus planos.

Pesquisas específicas desenvolvidas sobre a análise SWOT (SRI International) revelam que em média a cada 100 itens planejados, apenas 65 são colocados em prática, enquanto outros 35 terminam esquecidos.

Portanto, ao montar o plano de ação, persista! Não abandone o trabalho nos primeiros obstáculos! É fundamental criar rotinas de monitoramento sistemático das as ações em curso.

Gostou de conhecer melhor a análise SWOT? Não deixe de conferir outros posts do nosso blog! Somos uma empresa de consultoria empresarial que promove há anos resultados através de programas de gestão.

Autor: Rodrigo de Paula | Sócio da VBMC Consultores